POURQUOI EXTERNALISER ?
Les entreprises doivent continuellement s’adapter aux changements de la législation sociale.En effet, la réglementation ne cessant d’évoluer et de se développer, la technicité et les outils informatiques évoluent avec elle.
Les entreprises ont de plus en plus besoin des compétences d'un spécialiste pour la sous traitance de leurs bulletins de paye.
Les 2 principales motivations pour la sous-traitance sont :
1. Réduction et contrôle des coûts
Pour pouvoir établir la comparaison, il faut connaître le coût du traitement des salaires en interne.
Pour cela, il ne faut pas oublier d’additionner les coûts autres salarial, soit :
- la formation du salarié,
- l’achat ou la location de l’outil informatique et les mises à jour,
- le coût des abonnements aux mises à jour législatives et conventionnelles.
Faire le choix d'externaliser sa Paie, c’est réduire et contrôler les coûts par un prix annuel, connu à l’avance, et établi au bulletin. Cette réduction est de l’ordre de 20 à 30 %
2. Augmenter son capital temps et sa qualité de services
Externaliser le traitement de la paie, c’est se libérer des tâches administratives répétitives pour pouvoir se consacrer à des activités RH à plus forte expertise. C’est augmenter son capital temps tout en bénéficiant de prestations d’un spécialiste des ressources humaines et donc d’un meilleur service.
Réussir l’externalisation de sa Paie
Le cadrage de ses attentes
L’externalisation de la Paie doit être abordée comme une option permettant de décharger son entreprise d’une masse de travail considérable et improductive.
Elle doit être aussi comprise comme un moyen de limiter voire d’annuler les risques liés aux erreurs de traitement (redressement URSSAF, Prudhommes, etc.).
En revanche, si des baisses de coûts sont effectivement à anticiper, elles ne seront ni massives ni immédiates. Des entreprises évoquent même le retour à un prestataire « plus cher » après de cuisantes expériences de "low-cost" en ligne. Attention donc aux déceptions sur ce front.
Le choix du prestataire – le prix
On l’aura compris, les économies réalisées viendront davantage des ressources ré allouées vers le cœur de métier de l’entreprise et des risques financiers évités à moyen terme. Aussi le prix ne doit-il être qu'un critère accessoire dans le choix d’un prestataire.
Le choix du prestataire – la qualité
C’est ici le cœur du sujet. Un prestataire choisi pour son professionnalisme assurera une prestation de qualité, des anticipations salvatrices, et donc les gains financiers de moyen terme déjà évoqués.
Le professionnalisme, gage de qualité, se mesure à la rapidité et à la qualité des réponses apportées aux questions courantes que la gestion des salariés pose naturellement (absences, ruptures, retours, accidents, etc.).
Ce professionnalisme peut s’anticiper en recourant à la recommandation par une autre entreprise ayant déjà affaire à un prestataire, ou par les engagements pris par ce dernier - notamment au travers de son contrat type et de son éventuelle charte de qualité.
Les erreurs à éviter
Un choix trop rapide basé sur des critères mal calibrés (le prix, la facilité apparente de recourir à un prestataire connu pour d’autres services mais pas pour celui-ci) peut conduire à des déceptions.
De même, il ne faut pas hésiter à poser le problème dans sa totalité, comme par exemple dans le cas de l’existence de services paies internalisés, en demandant au prestataire de se positionner sur la reprise des salariés concernés.
